Mitglieder einladen
Laden Sie neue Teammitglieder ein, um gemeinsam in RettLog zu arbeiten.
Voraussetzungen
- Mindestens Admin-Rolle erforderlich
- Aktive Organisation ausgewählt
Siehe auch: Rollen und Berechtigungen
Neues Mitglied einladen
Schritt-für-Schritt
- Navigieren Sie zu Mitglieder
- Klicken Sie auf "+ Mitglied einladen"
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie die Rolle aus:
- Member - Für Mitarbeiter, die nur Checks durchführen
- Maintainer - Für Personen mit Verwaltungsaufgaben
- Admin - Für administrative Tätigkeiten
- Klicken Sie auf "Einladung senden"
Die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.
Der Einladungsprozess
Was passiert nach dem Versenden?
-
E-Mail wird versendet
- An die angegebene E-Mail-Adresse
- Enthält einen eindeutigen Einladungslink
- Link ist zeitlich begrenzt gültig (typisch: 7 Tage)
-
Empfänger öffnet den Link
- Wird zu RettLog weitergeleitet
- Muss sich anmelden oder registrieren
-
Einladung annehmen
- Empfänger sieht Details der Einladung
- Organisation, Rolle und einladende Person werden angezeigt
- Empfänger kann annehmen oder ablehnen
-
Zugang gewährt
- Nach Annahme ist die Person Mitglied der Organisation
- Kann sofort mit der zugewiesenen Rolle arbeiten
Einladungen verwalten
Offene Einladungen anzeigen
- Navigieren Sie zu Mitglieder
- Wechseln Sie zum Tab "Ausstehende Einladungen"
- Sehen Sie alle offenen Einladungen mit:
- E-Mail-Adresse
- Zugewiesene Rolle
- Ablaufdatum
- Eingeladen von
Einladung widerrufen
Falls Sie eine Einladung zurückziehen möchten:
- Finden Sie die Einladung in der Liste
- Klicken Sie auf "Widerrufen"
- Bestätigen Sie die Aktion
Hinweis: Der Einladungslink wird dadurch ungültig.
Einladung erneut senden
Falls die ursprüngliche E-Mail nicht angekommen ist:
- Widerrufen Sie die alte Einladung
- Senden Sie eine neue Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse
Tipp: Bitten Sie den Empfänger, auch den Spam-Ordner zu prüfen.
Rollen bei der Einladung
Member (Mitglied)
Für:
- Fahrer und Besatzung
- Mitarbeiter ohne Verwaltungsaufgaben
- Externe Prüfer
Kann:
- Checklisten durchführen
- Daten anzeigen
- Check-Historie einsehen
Maintainer (Verwalter)
Für:
- Wachleiter
- Gerätewarte
- Fuhrparkverantwortliche
Kann:
- Alles wie Member
- Einheiten, Seiten, Gruppen und Artikel erstellen/bearbeiten
- Parameter und Einstellungen verwalten
- Artikeltypen erstellen
Admin (Administrator)
Für:
- IT-Verantwortliche
- Organisationsleiter
- Qualitätsmanagement
Kann:
- Alles wie Maintainer
- Mitglieder einladen
- Rollen ändern
- Einheiten löschen
Siehe auch: Rollen und Berechtigungen
Rolle nachträglich ändern
Nach der Annahme der Einladung können Sie die Rolle anpassen:
- Navigieren Sie zu Mitglieder
- Finden Sie das Mitglied in der Liste
- Klicken Sie auf "Rolle ändern"
- Wählen Sie die neue Rolle
- Bestätigen Sie die Änderung
Hinweis: Sie benötigen mindestens die Admin-Rolle, um Rollen zu ändern.
Mitglied entfernen
Falls ein Mitglied die Organisation verlassen soll:
- Navigieren Sie zu Mitglieder
- Finden Sie das Mitglied in der Liste
- Klicken Sie auf "Entfernen"
- Bestätigen Sie die Aktion
Wichtig:
- Das Mitglied verliert sofort den Zugriff
- Bereits erfasste Daten bleiben erhalten
- Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden
Best Practices
Richtige Rolle wählen
Vergeben Sie die niedrigste Rolle, die für die Aufgaben ausreichend ist:
- ✅ Zu wenig Rechte können später erhöht werden
- ❌ Zu viele Rechte sind ein Sicherheitsrisiko
Persönliche Einladung
Informieren Sie die Person:
- Dass sie eine Einladung erhalten wird
- Welche Rolle sie bekommt
- Wofür sie RettLog verwenden soll
E-Mail-Adresse prüfen
Stellen Sie sicher:
- Die E-Mail-Adresse ist korrekt geschrieben
- Es ist eine aktive E-Mail-Adresse
- Die Person hat Zugriff auf diese E-Mail
Ablaufdatum beachten
Einladungen sind zeitlich begrenzt:
- Informieren Sie die Person zeitnah
- Bei Ablauf: Einfach neue Einladung senden
Onboarding-Prozess
Bereiten Sie neue Mitglieder vor:
- Zeigen Sie ihnen die wichtigsten Funktionen
- Erklären Sie die Checklistenstruktur
- Weisen Sie auf Hilfe-Artikel hin
Regelmäßige Überprüfung
Überprüfen Sie regelmäßig:
- Sind alle Mitglieder noch aktiv?
- Haben alle die passende Rolle?
- Gibt es veraltete Einladungen?
Häufige Fragen
Was passiert, wenn jemand bereits ein RettLog-Konto hat?
Die Person kann die Einladung mit ihrem bestehenden Konto annehmen. Keine neue Registrierung nötig.
Kann ich mehrere Personen gleichzeitig einladen?
Aktuell nur einzeln. Senden Sie für jede Person eine separate Einladung.
Wie lange ist eine Einladung gültig?
Standardmäßig 7 Tage. Nach Ablauf können Sie einfach eine neue Einladung senden.
Was, wenn die E-Mail nicht ankommt?
Mögliche Gründe:
- Im Spam-Ordner gelandet
- E-Mail-Adresse falsch geschrieben
- Mail-Server-Probleme
Lösung: Widerrufen Sie die Einladung und senden Sie eine neue.
Kann ich eine Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse mit anderer Rolle senden?
Ja. Widerrufen Sie die alte Einladung und senden Sie eine neue mit der gewünschten Rolle.
Sieht der Empfänger, wer ihn eingeladen hat?
Ja. In der Einladungs-E-Mail und im Einladungsdialog wird der Name der einladenden Person angezeigt.
Kann ein Member andere Personen einladen?
Nein. Nur Admin und Owner können Einladungen versenden.
Sicherheitshinweise
E-Mail-Adressen vertraulich behandeln
Sammeln Sie E-Mail-Adressen nur von Personen, die tatsächlich beitreten sollen.
Einladungen zeitnah widerrufen
Falls eine Einladung nicht mehr benötigt wird:
- Widerrufen Sie sie umgehend
- Verhindert versehentliche Annahme
Ehemalige Mitarbeiter entfernen
Entfernen Sie Personen sofort, wenn sie:
- Die Organisation verlassen
- Ihre Aufgaben nicht mehr wahrnehmen
- Aus Sicherheitsgründen keinen Zugang mehr haben sollen
Owner-Rolle mit Bedacht vergeben
Die Owner-Rolle kann nur übertragen, nicht zusätzlich vergeben werden. Überlegen Sie gut, wer diese Rolle erhalten soll.